ضوابط لرسائل WhatsApp بالتعليم - الأول نيوز

فيما أكدت وزارة التعليم، أن التواصل عن طريق تطبيق «الواتساب»، من الأمور التي دعت إليها الضرورة؛ كوسيلة مساندة للبريد الإلكتروني، وإن لم تتسم بالرسمية ذاتها، حددت 12 ضابطًا للتواصل برسائل تطبيق الواتساب، أبرزها أن يكون اسم المجموعة دالًا على نشاطها، ومقتصرًا عليه، مع التعريف بأعضاء المجموعة للمنضمين إليها، وكلما انضم عضو جديد يجدد التعريف، وأن تُراعى اللغة السليمة، ويُتجنب اللفظ العامي، والأجنبي، لكونها مجموعة عملية مهنية، شبيهة بالخطابات الرسمية، أيضا يُراعى الوقت المناسب في الإرسال، وإلقاء التحية، وشكر من أفاد بجواب، أو وضح فكرة، أو أزال لبسًا قائمًا، كذلك أن تُصاغ الفكرة متصلة، واضحة، متسلسلة، في رسالة واحدة، فذلك أدعى لوصولها، وفهمها من الفكرة المجزأة على عدة رسائل.

اللفظ المناسب

حذرت الوزارة من الخروج عن موضوع المجموعة، والاستطراد إلى أفكار أخرى لا تتصل بالفكرة، ولا يُحتاج إليها، وأن يُرد على الرسالة المقصودة بخاصية «الرد» تجنبًا للبس، مع كثرة الرسائل في المجموعات، مع تجنب الحدة، والألفاظ الدالة على التعصب للرأي، والإلحاح على صحة الفكرة، وتخير اللفظ المناسب.

ألوان الخطوط

أوضحت الوزارة، في دليل المُخاطبات والتَّحرير الإداري، الحرص على إرسال البريد في أوقات العمل الرسمية، وإن تعذر ذلك لأي سبب فيكون الإرسال في وقت مناسب، وعلى المرسل اختيار الخط المناسب، وعدم الإكثار من ألوان الخطوط، وإعطاء ما يحمل أهمية، ما يُشير إلى أهميته، ويلفت النظر إليه «تمييز بلون غامق، تسطير»، وفي المخاطبات يؤشر مُنشئ الخطاب عليه، وذلك بكتابة اسمه واضحًا، إذ لا يُقبل التأشير الذي لا يتضح فيه الاسم، مبينة أن أكثر من 90 % من المخاطبات المتداولة بين قطاعات الوزارة المختلفة، وكذلك الجهات الخارجية من خلال 4 أنواع للمخاطبات، وهي: المخاطبات الخارجية، المخاطبات الداخلية، التعاميم والقرارات، التقارير والعروض التقديمية.

الضوابط الـ 12

01-يكون اسم المجموعة دالا على نشاطها، ومقتصرًا عليه.

02- التعريف بأعضاء المجموعة للمنضمين إليها، وكلما انضم عضو جديد يجدد التعريف.

03- تُراعى اللغة السليمة، ويُتجنب اللفظ العامي، والأجنبي، لكونها مجموعة عملية مهنية، شبيهة بالخطابات الرسمية.

04- يُراعى الوقت المناسب في الإرسال، وإلقاء التحية، وشكر من أفاد بجواب، أو وضح فكرة، أو أزال لبسًا قائمًا.

05- أن تُصاغ الفكرة متصلة، واضحة، متسلسلة، في رسالة واحدة، فذلك أدعى لوصولها، وفهمها من الفكرة المجزأة على عدة رسائل.

06- الحذر من الخروج عن موضوع المجموعة، والاستطراد إلى أفكار أخرى لا تتصل بالفكرة، ولا يُحتاج إليها.

07- أن يُرد على الرسالة المقصودة بخاصية «الرد» تجنبًا للبس، مع كثرة الرسائل في المجموعات.

08- تجنب الحدة، والألفاظ الدالة على التعصب للرأي، والإلحاح على صحة الفكرة، وتخير اللفظ المناسب.

09- لا يُعتمد على المجموعة في الأمور التي تحتاج ردًا عاجلًا، وإنما يُطلب الرد بالاتصال الهاتفي.

10- مراجعة الرسالة قبل إرسالها أمر ضروري، لتجنب تحريرها أو حذفها.

11- عند استخدام الرموز التعبيرية يُراعى أن تكون في موضعها المناسب.

12- عند إنهاء المهمة، وتحقق الهدف من إنشائها، على المشرف على المجموعة شكر الجميع، وتبليغهم بحذف المجموعة.