فخ "المهمة الإضافية".. كيف تستعيد السيطرة على يوم عملك؟ - الأول نيوز

مشهد يتكرر في نهاية كل يوم عمل، تكون على وشك إنهاء اجتماع أو مغادرة مكتبك، وفجأة تظهر فكرة تبدو بريئة: "سأنجز فقط هذا الأمر البسيط قبل أن أنصرف".

للوهلة الأولى، يبدو هذا دافعا للإنتاجية، لكنه في الحقيقة فخ يستنزف طاقتك بهدوء، ويغذي التوتر، ويؤدي مع مرور الوقت إلى تآكل ثقتك المهنية. فهذه الدقائق الإضافية قد تتحول إلى تأخير مزمن، وإرهاق، وانطباع بأن وقتك ووقت الآخرين بلا حدود واضحة.

اقرأ أيضا

list of 2 items end of list

هذا السلوك ليس مجرد صدفة، بل هو غالبا انعكاس لدوافع نفسية أعمق، كما توضح المدربة التنفيذية لوسيانا باوليس في مقال نشرته مجلة فوربس:

وهم الكمال: يخشى الشخص الكمالي من ترك أي شيء غير مكتمل، حيث يتعامل عقله مع التوقف على أنه تقصير، لذا يستمر في التعديل والتحسين، والمشكلة هنا أن هذا الطبع قد يقلل من كفاءته على المدى الطويل. المماطلة بهدف الهروب: أحيانا تكون هذه "المهمة الأخيرة" مجرد وسيلة لتأجيل أمر آخر أكثر صعوبة، مثل اتخاذ قرار حاسم. إنها تمنح شعورا زائفا بالإنجاز، في حين أن الهدف الحقيقي هو الهروب. صعوبة التوقف: على عكس الشائع، قد لا تكون المشكلة لدى البعض في ضعف التركيز، بل في صعوبة الخروج منه بمجرد البدء. فعندما ينغمس الشخص في مهمة -خاصة من لديه اضطراب فرط الحركة وتشتت الانتباه (ADHD)- فإن دماغه يجد صعوبة بالغة في التوقف والانتقال لشيء آخر. وهنا يصبح إنجاز "مهمة إضافية" ضمن نفس السياق أسهل بكثير من مواجهة تحدي التوقف والبدء من جديد.

5 إستراتيجيات عملية لكسر هذه العادة

حدود واضحة: في بداية أي اجتماع، حدد وقت انتهائه والتزم به بصرامة. هذا الاتساق يبني المصداقية ويعزز ثقافة الاحترام المتبادل للوقت. وإذا كنت تجد صعوبة في ذلك، اطلب المساعدة من أحد الزملاء ليكون "حارس الوقت"، أو اضبط منبها قبل 5 دقائق من الموعد المحدد للنهاية. طقوس التوقف: درّب عقلك على إنهاء حلقة التركيز من خلال إشارات مادية بسيطة. قد تكون هذه الإشارة هي صوت مؤقت، أو استخدام عبارة ختامية مثل "لنتوقف هنا ونكمل غدا"، أو حتى مجرد إغلاق حاسوبك المحمول. هذه الأفعال تعمل كطقوس ترسل إشارة واضحة للدماغ بأن وقت هذه المهمة قد انتهى. قوائم الانتظار: احتفظ بقائمة جانبية لتدوين المهام والأفكار التي تظهر فجأة. ليس من الضروري التعامل مع كل شيء فورا. إن إنهاء الاجتماع في وقته المحدد مع تدوين النقاط المتبقية لمناقشتها لاحقا هو علامة على التنظيم والكفاءة، وليس تقصيرا. تقدير الوقت: قبل أن تقرر إنجاز "مهمة أخيرة"، اسأل نفسك بصدق: كم ستستغرق حقا؟ نحن نميل إلى الاستهانة بالوقت اللازم للمهام الصغيرة. "الرد على بريد إلكتروني أخير" لا يستغرق دقيقة، بل يتضمن الفتح، والقراءة، والتفكير، والكتابة، والبحث عن المرفقات. كن واقعيا في تقديراتك. الصناديق الزمنية: خصص وقتا ثابتا لكل مهمة. عندما يرن المؤقت، لا تواصل العمل بشكل تلقائي، بل توقف للحظة، وفكر، ثم قرر بوعي ما إذا كنت ستمدد الوقت أم ستنتقل للمهمة التالية. هذه التقنية تنقلك من العمل باندفاع إلى الإنجاز عن قصد وتخطيط.

إعلان

النجاح الحقيقي يكمن في معرفة متى نتوقف، هو مقاومة إغراء "المهمة الأخيرة"، ولا يعني ذلك أنك أقل تفانيا، بل يعني أنك أكثر إستراتيجية في إدارة طاقتك ووقتك. أن تعرف متى تتوقف ليس ضعفا، بل هو أعلى درجات النضج المهني والوعي بالذات.